[לקובץ בגרסת pdf - לחץ כאן]

בטורי האישי הקודם עסקתי בשתי מלכודות בעבודת צוות: משימת הצוות אינה ברורה ובחירה שגויה של חברי הצוות בטור זה אעסוק בשתי מלכודות נוספות: הגדרת תפקידים בצוות והבנת השלב בו נמצא הצוות.

הגדרת התפקידים בצוות

במהלך הקמת הצוות, כמו גם בכל "חיי הצוות", חשוב כי יהיה ברור לכל חבר צוות:
• מה תפקידו בצוות.
• מהן תרומותיו הייחודיות לצוות.
• מה תפקידם של שאר חברי הצוות.
• מהן ציפיותיו משאר חברי הצוות.

תפקידי חבר צוות יכולים לכלול:
• מומחיות מקצועית בתחום ספציפי (תקשורת מחשבים).
• יכולות ניתוח מצבים (ידע בניתוח מערכות).
• "ראש טוב" בקבלת החלטות (יצירתיות בגישה לפתרון בעיות).
• ניסיון קודם בעבודה בצוות (היכרות עם כלים וטכניקות).

איך מגדירים תפקידים?
הקדש פגישה להבהרת התפקידים של חברי הצוות ולהגדרתם. גם אם הצוות כבר קיים הרבה זמן, אך סובל מבעיית חוסר הגדרת תפקידים, אף פעם לא מאוחר לקיים פגישה כזו.
בפגישה זו:
• הגדר תפקיד לכל חבר צוות (מהי מטרת חברותו בצוות?).
• בצע סנכרון עם שאר חברי הצוות לגבי תפקיד כל אחד מהם.
• תאם ציפיות וחלק תחומי אחריות.

שים לב!
תפקיד חבר הצוות איננו תפקידו בחברה בה הוא עובד וכן לא מדובר בתפקיד חברתי (הספקן, המדרבן, התכליתי, הבדרן וכו').

מלכודת השלב הנכון בצוות

לצוות באשר הוא יש חיים משלו ושלבי התפתחות שונים. השינוי בהתנהגות
חברי הצוות נובע ממעבר הצוות משלב לשלב. רוב המודלים שעוסקים בנושא
זה, מציגים בדרך-כלל 4 שלבי התפתחות.

שלב ההתגבשות
שלב ההתגבשות מתקיים בדרך כלל בתחילת עבודתו של הצוות. שלב זה עשוי להופיע בצוות קיים כאשר חל שינוי במשימה המרכזית של הצוות, או כאשר ראש הצוות או רוב הצוות מתחלף.
השלב מתאפיין בהסתגלות של הצוות למשימה - מה התפקיד? מהן המטרות? איך מחלקים תפקידים בצוות?
שלב זה מתאפיין בתחושת תלות במי שעומד בראש הצוות, שיסביר ויגדיר:
מה משימות הצוות, משימות כל עובד וכללי המשחק. חברי הצוות עסוקים בהכרת מקומם ותפקידם.
תפקידך כראש הצוות בשלב זה להיות דיירקטיבי, ישיר ומכוון.

שלב הסיעור
שלב זה מופיע בשלב הבא לאחר שחברי הצוות הסתגלו לתפקידם. שלב זה מתמקד בארגון העבודה - המבנה, חלוקת הסמכויות, תיאום מתודות ביצוע העבודה ודרכי קבלת ההחלטות. השלב מאופיין בקונפליקטים
בין-אישיים סביב נושאי סמכות, משמעת ומנהיגות שצצים בין חברי הצוות.
תפקידך כראש צוות בשלב זה הוא להרגיע את הצוות ולהיות גורם מתאם ומעודד בשיתוף הפעולה.

שלב האחידות
השלב השלישי מאופיין בתיאום בין חברי הצוות ותחושת לכידות. בשלב זה הצוות יודע ומקבל את מטרתו ואת תפקידי החברים בו. האווירה היא של קבוצה העובדת יחדיו למען מטרה משותפת. יש תחושת בטחון המתבטאת באווירת איחוד וליכוד ומאפשרת להתמסר להנאה מהעבודה. זרימת המידע מתבטאת בהחלפת רעיונות, מתן היזון חוזר ותמיכה הדדית. תפקידך כראש צוות בשלב זה הוא להוריד את רמת המעורבות ולהתמקד בתמיכה, הכוונת הכוחות הפועלים בצוות והעברת יותר משימות לביצוע צוותי.

שלב הביצועיות
שלב זה, השלב האחרון והמתקדם של הצוות, הוא למעשה מטרתו של כל צוות.
השלב מאופיין ביכולת גבוהה של פתרון בעיות בדרך צוותית ובנכונות להיכנס למצבי תלות הדדית בין חברי הצוות. חברי הצוות מכירים בתלותם אחד בשני למען ביצוע המשימות והם מנצלים תלות זו ומביאים את הצוות לרמה גבוהה של מיומנות ואפקטיביות. שלב זה מאופיין בביצועי שיא ואווירת צוות המאפשרת שיתוף פעולה, תחושת שותפות במשימה וניצול מקסימאלי של פוטנציאל העבודה בצוות.
תפקידך כראש צוות - "שחרר חבל" וחנוך את הצוות.

בשלבים הראשונים חשוב יותר שראש הצוות יהיה ישיר ומכוון. המינון בשלבים המוקדמים יהיה כזה שראש הצוות, בהיותו בעל הסמכות ומי שבדרך-כלל גם מזמן את המפגשים, הוא שיקבע את סדר היום ויפסוק בכך
סוגיה שתעלה. ככל שהצוות חי ולומד לפעול כצוות, ניתן להגדיל את המינון של הדיון הצוותי, ההחלטות המשותפות וההעברה של סמכויות ואוטונומיה מידי ראש הצוות לכלל חברי הצוות.

היכרות עם שלבים אלו, מאפשרת לקבל תמונה נכונה יותר של הצוות, לדעת למה לצפות ובעיקר - להתאים את הדגשים הניהוליים בצורה מושכלת לשלביו השונים של הצוות.
כדאי לראש הצוות וגם לכל חברי הצוות, להשתתף בהדרכה להיכרות עם השלבים השונים. היכרות כזו תאפשר שפה משותפת לצוות כולו, לכולם תהיה סבלנות כאשר תופחת העמימות סביב תופעות לכאורה לא
מוסברות, בהתנהגות הצוות.

במידה וקשה לך לזהות מהו השלב בו נמצא הצוות, קיים מפגש צוותי לאבחון משותף, ובו ענו ביחד על השאלות הבאות:
באיזה שלב נמצא הצוות? מהם הביטויים ההתנהגותיים המאפיינים? מה נדרש כדי להמשיך ולהתפתח על-מנת לעבור לשלב הבא ?האם זה נדרש בכלל?

© כל תוכן במאמר זה, ניתן להעתקה, להדפסה, או להפצה חופשית במסגרות שלא למטרות רווח, ללא צורך בהסכמה כתובה מראש ובלבד שצוין שם המחבר והמידע ליצירת קשר. לדוגמא: מודפס ונשלח באישור מאת יורם גלי www.createams.co.il